BEFORE & AFTER

患者様の薬歴などのカルテをパソコンに入力。1日10時間(平均40人×15分)掛かり、休日出社対応や他業務への滞りが発生…
  • 音声入力システム「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」の導入で年間150人日分という大幅な時間削減に成功! 生まれた時間で薬剤管理業務の拡充を行い、利益アップに繋がった
万年堂薬局は1977年、沖縄本島南部の豊見城市(とみぐすくし)・豊見城団地通り会に開業。1990年に現在の場所に移転、長きにわたり“町の薬局”として近隣の人々に親しまれている。
2018年に先代である両親から経営を継承した新垣梓(あらかき・あずさ)氏は、多岐にわたる日々の業務の中で大きな負担だった薬歴管理業務の効率化に着手。沖縄県が実施する「規模事業者等IT導入支援事業」の補助金を活用し、1台の導入にとどまっていた音声入力システム「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」を3台に増設した。
その結果、年間150人日分という大幅な時間削減に成功生み出された時間で新業務に着手し、業績アップを果たしている
小さな会社でも、まとまった資金がなくても、補助金を活用することでITによる業務効率化は可能になる。

薬歴管理で業務が滞り、心身共にストレスに…

薬局の主な業務は、処方箋に基づき、薬を調剤し、患者様に服薬指導を行いお薬をお渡しすること。患者様の薬歴はその都度カルテに記録します。「いつ、どんな薬を、どんな症状の時に渡したか」はもちろん、「どんな話をしたか」まで全ての記録を残すんです。

この記録業務が大変で、間違いがないよう時には調べながらの作業になります。どうしても時間がかかり、業務時間内に処理できないことも多くて・・・。その結果、他の作業も滞り、時間外での対応が必要なこともしばしば。心身共に大きなストレスになっていました。

取引先の営業担当者からの勧めで、弊社には調剤電子薬歴向けの音声入力システム「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」が1台、数年前から導入されていました。効率化の実感はあったのですが、コストの問題から全員分の導入には至らず、「いつか全員のパソコンに導入できればいいね」と皆で話していたんです。

そんな折、IT導入資金を支援してくれる「規模事業者等IT導入支援事業」の存在を知り、2台の追加導入に踏み切ることにしました。

システム増設で薬歴管理業務を150人日分削減!

「AmiVoiceⓇ」は多忙な医療現場の業務効率化を支援するために開発された自動音声入力システムで、「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」は薬歴入力に特化されています。

調剤薬局でよく使う服薬指導用語、薬品名などの辞書も搭載され、標準医薬品や漢方薬名の変換も早く正確。誤入力が少ない点でも使い勝手が良く気に入っています。

これまでは、患者様の情報や会話内容をその都度メモし、接客の合間や接客時間終了後、パソコンに入力しカルテを作成していました。

「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」は専用ハンドマイクに向かって話すだけで文字化されるので、入力の手間が省け本当に楽になりましたね

弊社にいらっしゃる患者様は1日平均40人ほど。従来の方法ではお一人につき15分以上を薬歴管理に割いていましたが、「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」の増設でそれが半減。先行導入でスタッフが操作に慣れていたこともあり、ざっと間150人日分の時間削減が達成できました。

小さな会社の場合、「ITを導入したいが、資金がない」と悩むことは多いと思います。私たちも同じ悩みを抱えていましたが、補助金を活用することで思い切った業務改革に着手することができました。国や自治体の支援や補助金の情報にアンテナを張っておくことをおすすめしたいです。

業務効率化が生み出した時間で介護施設の薬剤管理にも着手

薬歴管理業務の効率化で生まれた時間は、介護施設の入所者様の薬剤管理業務の取り組みに充てました。

施設への薬剤配達はサービスとして無料で行っていました。それを処方医と連携し、私たちが管理している患者様の薬歴情報を提供するところまで一貫した業務として設計したんです。こちらにも「AmiVoiceⓇEx7 Pharmacy」がとても役立ちました。

一貫業務とすることで配達費用も計上できるようになり、利益アップにつながっています。

患者様に寄り添う時間を増やすため、町の薬局こそIT活用を!

私たちは小さな薬局だからこそ“患者様との対話”に重きを置いています。薬とは関係のない話も時には必要と考えているので、お一人お一人と向き合う時間も必然的に長くなります。

薬に関する不安や疑問があっても、薬局や病院で質問できないままになってしまった経験は誰にもあるのではないでしょうか。だからこそ顔を合わせ、会話することはとても重要だと思うんです。いかに患者様が安心して話せる環境を作れるか。患者様との距離を縮められる機会の多い小さな町の薬局には、そんな視点が必要だと思っています。

患者様と接する時間は絶対に減らせないので、作業の効率化を進めるのは必然的にバックヤード作業。従業員数の多い会社であれば力技も可能かもしれませんが、私たちにできることには限界があります。IT導入は高コストなので、「効率化はしたいけど、予算が足りない」とあきらめていた部分もありました。

私たちがITを活用した業務効率化を進められたのは、「小規模事業者等IT導入支援事業」があったから。今後も、こういったサポートを活用しつつIT導入を進め、バックグラウンド作業を効率化していきたいと思います。もっともっと患者様と接する時間を増やし、スタッフ全員が患者様に寄り添える薬局でありたいですね。

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