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BEFORE & AFTER

顧客情報や事業の進捗状況を各スタッフが個別に管理しており、担当スタッフでなければ顧客の状況が確認できなかった。それにより必要以上のコストや営業機会の損失が発生。
  • 「kintone(キントーン)」の導入で顧客情報や各事業の進捗状況が把握できるようになり、顧客への多角的なアプローチが可能に。また、報告作業や請求書発行作業なども簡素化され、生まれた時間を経営戦略に費やすことができるようになった。
2005年設立の「株式会社日経就職でき~る」から2019年に社名を変更した「株式会社HRD labo OKINAWA」は、企業の管理者・新入社員を対象とした研修事業や人材紹介サービスを提供している。
7人のスタッフが企画、営業、顧客管理など多岐にわたる業務に携わる中で、特に顧客管理が属人的になり、情報共有が課題だった。
同社ではコロナ禍で研修等の多くが延期・中止になったことが、情報の整理とIT化への第一歩に。まずは使いやすく活用頻度を上げられるツールを導入したいと考え、「小規模事業者IT導入支援事業」を活用してkintoone()を導入、課題解決に着手する。中心となってその取り組みを進めているソリューション部取締役部長・島袋菜々子(しまぶくろ・ななこ)氏に話を聞いた。
※kintone=サイボウズ株式会社が提供するアプリケーション。webデータベース型で、企業や業務内容に合わせたシステムが構築できるほか、顧客管理や申請ツール、チャット機能、勤怠管理などさまざまな機能を自由にカスタマイズできる

顧客の情報が共有されず業務の属人化が進行

弊社は専門学校を母体とした日経教育グループの関連会社です。前身である「株式会社日経就職でき~る」は専門学校の在校生や卒業生の就職支援が主たる事業でした。人材と企業のマッチングを行う中で、企業からのニーズが多かった「新入社員や中堅社員向けの研修を実施してほしい」という要望にこたえるため、組織を再編。企業向けの人材育成研修を中心とした事業を主体に、社名も人材育成を表すヒューマン(H)・リソース(R)・デベロップメント(D)を使った「株式会社HRD labo OKINAWA」に変更しました。

現在は企業にヒアリングを行い、課題や解決策、人事制度作りなどをサポートするコンサルティング、それぞれの企業に合わせた新入社員や管理職育成など人材教育をサポートする企業研修、スキルアップを目指す人材と企業をマッチングする人材紹介の3つの事業を柱としています。

事業ごとに担当を割り振っているため、各事業に1~3人の担当者がつきます。スタッフが自分の専門分野に専念できるメリットは大きいものでしたが、それによる弊害もありました。
各スタッフは複数の企業を顧客として抱えていましたが、その情報や営業進状況を一元管理することができなかったんです。日々の業務に追われる中で、それぞれが使い慣れた方法で個別管理していたことが原因でした。

それが常態化し、スタッフ間で仕事の振り分けやサポートをしようとしても、「共有に手間と時間をかけるくらいなら自分でやってしまおう」という状況に。業務過多になってスムーズに進まなくなったり、より属人的な情報管理になってしまったりと悪循環が続いていました。
顧客によってはコンサルティング、企業研修、人材紹介すべてのサービスをご依頼くださる場合もあります。事業間の情報共有がされていないために起きる問い合わせへの対応遅れや、業務を連動させたより付加価値の高い提案等の難しさといった状況は深刻でした。その積み重ねによる営業機会の損失も大きな課題と感じていましたね。

顧客情報の一元管理でチームとしての営業力を強化

情報の一元化と共有によって3つの事業を連動させ、営業力を強化し、売上増につなげようとITの導入を検討していた折、新型コロナウイルス感染症が拡大。主催するセミナーや企業研修のほとんどを延期や中止せざるをえない状況になったんです。大変だった反面、情報整理を行う時間ができたことも事実で、結果的にIT化に踏み切るきっかけになりました。

2019年に参加したセミナーをきっかけにISCO()を知り、IT化についてさまざまな助言をいただき、導入ツールの模索もしていましたが、まずは使いやすいツールで活用頻度を上げることを第一に考えていました。①導入コストの低さ、②カスタマイズ・修正も可能、③業務サンプルアプリが豊富、という点から「kintone」を選択。導入のタイミングをはかっていたところ、「小規模事業者等IT導入支援事業」を知り、2020年11月に導入しました。

(※)ISCO(イスコ)=一般財団法人 沖縄ITイノベーション戦略センターの略称。沖縄県の情報産業振興を目的に設立された支援機関。主に県内事業者に対し、DXやIT導入支援を行っている。
https://isc-okinawa.org

導入支援によりスタッフの不安や抵抗感を払拭

ITツールの導入にあたり、消極的な考えを持っていたスタッフがいたことも事実です。情報管理を統一するということは、各自の仕事のスタイルを一新しなければならないということ。どうしても抵抗は出てきますよね。

導入は会社を挙げたプロジェクトとして、提案を行った私と弊社IT担当者に加え、ISCO、kintone営業窓口の株式会社レキサスの皆様にも協力を仰ぎながら進めました。レキサスによるkintone勉強会等の取り組みから消極的だったスタッフの意識も変わり、徐々に興味を持ってくれるように。その頃から社内の雰囲気も変わり始めましたね。

社内会議などで出てきた要望はIT担当者が取りまとめ、プロジェクト内で議論を重ねてkintoneの設計を検討しました。ISCOは私たちとレキサスの設計担当者との間に認識のずれなどが起こらないよう整理や助言を行い、安心して取り組める環境を作ってくれ、とても助かりました。

チームの営業力強化を目指し、顧客・案件の管理アプリを実装

まずは顧客管理と案件管理のアプリから使い始めたのですが、大変だったのが、顧客管理アプリに弊社の顧客リストを移行する作業。スタッフが個人で保管しブラックボックス化していた情報をIT担当者に集約したのですが、その様式はExcelやWord、紙などとにかくさまざま。さらに、英数字の全角や半角、スペース位置の違い、漢数字、アラビア数字など表記の不統一、重複や相違も多く整合性チェックは一苦労でした。

ある程度整えたデータを登録した後、精度を高めるために東京商工リサーチ社の企業情報を紐付け、顧客情報をクリーニングする作業も行いました。

より正確になった企業情報に、今度は案件管理アプリを組み合わせ、訪問実績や弊社担当者名、案件の受注実績、営業進捗の内容を登録できるようにカスタマイズ。顧客情報と案件管理をkintoneに一元化し、属人的に保有されていた情報を“見える化”することができました。

データの“見える化”がもたらした新たな可能性

kintone導入によってさまざまな成果が生まれつつあります。営業の際に担当外の事業の状況を把握できず、把握しようにも非常に時間がかかる状態でしたが、社内だけでなく出先でも「kintone」にアクセスするだけですぐに確認が可能に。効率化ももちろんですが、顧客への多角的、効果的なアプローチも実現できました。

また、全員が同じ情報を共有できることで社内会議での意見交換が活発になっています。これまでにない発想や視点から、商品開発や営業アプローチを模索できるようになっているんです。

報告作業も簡略化され、チームパフォーマンスが向上したことで、今後の戦略を練る時間と材料が揃いました。当初の課題の一つだった「営業機会の損失」が「営業機会の創出」へ変わり、会社としての新たな可能性を実感しているところです。

私たちの取り組みをグループ全体の改革の一歩に

「kintone」導入前は見積書や請求書などをExcelやWordを使用した独自のフォーマットで作成していましたが、導入後は受注時の入力のみで自動化できました。今後は各案件の入金管理まで一気に終えられるようにしたいと考えています。

案件管理アプリの情報を基に、月間売上や受注件数、失注件数をグラフにできる機能もうれしいですね。どんな原因、どの段階で失注したかなども把握できるので、社内会議での検証、今後の戦略を定める材料としても活用したいです。

 

kintoneは、何百もの機能から使い勝手の良いものだけを選択できます。プログラミングの知識がなくてもアプリ作成・カスタマイズは可能ですし、もし社内にそうした人材がいないといった場合も、弊社のように支援制度の活用でアドバイスを受けつつ、やりたいことを形にできると思います。
使いこなせるようになるまでにはまだまだ課題が多くありますが、まずは弊社スタッフがしっかり活用できる環境を作り、業務改革を推進したいですね。弊社の取り組みを見たグループ会社が「これは良い」と感じて導入する流れを生み、グループ全体の改革につなげられればと考えています。

【Profile】
「株式会社HRD labo OKINAWA」
代表:代表取締役社長 長濵克実
住所: 沖縄県那覇市安里1-1-53
電話:098-943-2533
業務内容:
・企業研修、セミナー、講演等の企画運営
・有料職業紹介事業(新卒・中途・管理者などの人材紹介および採用代行)
・人事制度の策定、運用支援と人材、組織開発のコンサルティング
・ITに関するサポート
・企業、自治体等の業務受託

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